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Geschäftsprozesse optimieren

Jeder Geschäftsbetrieb läuft über Prozesse – manche davon sind mehr, manche weniger effektiv und die meisten lassen sich optimieren. Dafür verantwortlich ist das Prozessmanagement, das für diese Aufgabe unterschiedliche Werkzeuge nutzt. Eines davon nennt sich Process Mining. Was konkret hinter diesem erfolgversprechenden Ansatz steckt, klären wir im Folgenden.

Jeder Prozess in jedem Unternehmen hat Auswirkungen auf den Geschäftserfolg und seien sie noch so klein. Aus diesem Grund ist jeder Prozess es auch wert, durchleuchtet und auf Optimierungspotenzial überprüft zu werden. Dazu werden Prozessdaten erhoben und analysiert. So erhält das Unternehmen die Grundlage für eine reale Wertschöpfung durch Restrukturierung. Dieses Vorgehen nennt man Process Mining. Der Vorteil: Die Daten decken hierbei die tatsächlichen Prozesse in allen erwünschten, aber auch unerwünschten Varianten auf. Denn oft genug decken sich Planung und Realität nicht zu hundert Prozent, ist Soll eben nicht gleich Ist.

Process Mining – ein Augenöffner

Im ersten Schritt wird im Process Mining erst einmal überprüft, welche Prozesse überhaupt Potenzial bieten. Am besten bietet sich hierfür eine Visualisierung aller Geschäftsabläufe mit all ihren Daten. Mit dem hierdurch gewonnenen Überblick kann man nun die Abläufe und Prozesse hinsichtlich ihrer Effektivität und ihres Optimierungspotenzials beurteilen. Der Vorteil dieser Analyse gegenüber einer – natürlich jeweils subjektiven – Einschätzung der an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter, ist ihre Objektivität. Mitarbeitern mag ein Workaround, auf den sie sporadisch zurückgreifen, insignifikant vorkommen. Process Mining deckt dagegen auf, welche Auswirkungen ein solcher „Hilfsprozess“ jedoch auf den Gesamtprozess hat und welche Kosten dadurch entstehen. Mit diesen Erkenntnissen aus Process Mining ist das Unternehmen dann in der Lage, einen neuen effektiven Prozess zu definieren, der Workarounds zukünftig unnötig macht.

Das große Ganze im Blick

Process Mining ist ein ganzheitlicher Ansatz und bindet alle Abteilungen und Teams des Unternehmens ein. Er bildet die Prozesse aller Einheiten in Abhängigkeit von einander ab. Doch nicht nur die Betrachtung der Geschäftsabläufe erfolgt holistisch, sondern auch deren Optimierung. Dabei steht natürlich immer der Mensch, respektive der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Insofern kann eine Transformation nur erfolgreich sein, wenn alle – an den entsprechenden Abläufen Beteiligten – eingebunden sind und mitarbeiten. Dabei sind Zahlen und Daten wertvolle Ansatzpunkte, aber das Vertrauen aller Beteiligten in die Veränderung und die Ergebnisse ist essentiell. Es ist also immens wichtig, wirklich alle hinter das Projekt zu bringen, an Bord zu holen und zu halten. Sinnvoll hierfür: Den Prozess in Etappen zu gliedern und immer wieder sicher zu stellen, dass nach wie vor alle dabei sind.

Bauchgefühl wird mit Process Mining greifbar

Oft ist zu Beginn eines Transformationsprozesses noch nicht ganz klar, wo tatsächlich Dinge im Argen liegen. Häufig ist es die Intuition erfahrener Kollegen, die ihnen sagt, dass „etwas nicht richtig rund oder gar falsch läuft“. Mit Process Mining kann man dieses Bauchgefühl nun mit Daten und Fakten untermauern. Die Intuition der „alten Hasen“ lässt sich so auf Basis nachvollziehbarer Daten visualisieren. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter auch ernst genommen und wertvoll für den Change-Prozess.

Simulationen vorab geben Sicherheit

Prozessänderungen insbesondere bei geschäftskritischen Abläufen bergen natürlich durchaus Risiken. Selbst wenn der holistische Ansatz dabei grundsätzlich risikosenkend wirkt. Deshalb ist es vielen Unternehmen ein Bedürfnis, tiefgreifende Änderungen in den Geschäftsprozessen erst einmal zu simulieren und zu testen. Process Mining in Kombination mit einem Process-Modeling-Tool kann dieses Bedürfnis stillen. In einer abgesicherten Testumgebung können die Verantwortlichen die Auswirkungen der Veränderungen auf den gesamten Prozess ausprobieren.

Klarer Blick nach vorn

Im Rahmen eines Process Mining-Prozesses treten Details zu tage, die das Unternehmen für Innovationen nutzen kann. Ganz gleich, ob es dabei um neue Geschäftsmodelle, Produkte oder neue Wege der Kollaboration geht. Basierend auf den erhobenen Daten können Firmen, wie auch Vermittlerbüros beispielsweise, die digitale Transformation vorantreiben. Mittels kontinuierlicher Optimierung kann so zum Beispiel die Bereitschaft der Mitarbeiter für größere Veränderungen – etwa bei der Unternehmenskultur – gesichert oder gar gesteigert werden.

Titelbild: © hedgehog94/stock.adobe.com

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